Tanggal berlaku: Menunggu persetujuan legal

Pertanyaan yang Sering Diajukan

DRAFT UNTUK REVIEW — BELUM BERLAKU. Naskah ini disusun berdasarkan PRD v2.3. Identitas operator telah diisi berdasarkan informasi pemilik produk; kontak resmi, praktik pemrosesan yang nyata, rincian kontrak, dan kesiapan layanan tetap harus diverifikasi sebelum publikasi. Bagian {{...}} wajib dilengkapi. Dokumen ini bukan pernyataan bahwa semua fitur telah diimplementasikan atau bahwa DekaSign telah tersertifikasi.

DekaSign dioperasikan oleh CV DNA Konsultan.
Alamat terdaftar: Jl. Arabika 8 Blok AA 1 No. 9, RT.001/RW.005, Pondok Kopi, Duren Sawit, Jakarta Timur, DKI Jakarta 13460, Indonesia.
Kontak dukungan: halo@dekasign.com. Versi informasi: 0.1 / 28 September 2026.
Fitur/rilis yang sudah tersedia: Aplikasi web Approval Workflow (Form Builder, kanvas alur persetujuan, pengajuan, keputusan, delegasi, notifikasi email) dan Native Document Sign mandiri maupun setelah persetujuan, dengan bukti integritas internal DekaSign atas PDF final. Segel elektronik bersertifikat, sertifikat pribadi penanda tangan, trusted timestamp, SSO, dan external provider signing tidak termasuk rilis ini..

Jawaban di bawah menjelaskan rancangan produk dan ketentuan penggunaannya. Fitur yang memerlukan implementasi, akun provider atau pengaturan tambahan hanya dapat digunakan setelah tersedia dan diaktifkan secara sah. Harga mengikat ditampilkan pada penawaran/checkout yang disetujui, bukan dari angka draft atau screenshot.

Tentang DekaSign

1. Apa itu DekaSign?

DekaSign adalah platform web untuk form pengajuan, alur approval, review, revisi, delegasi, notifikasi dan penandatanganan dokumen. Organisasi mendesain proses sesuai kategorinya, kemudian pengguna mengajukan dan memantau melalui workspace. DekaSign tidak menjalankan pembayaran vendor, payroll atau pencatatan saldo anggaran hanya karena sebuah request disetujui.

2. Apakah saya harus memasang aplikasi Android, iPhone, atau PWA?

Tidak. Rancangan awal adalah responsive web melalui browser. Pengajuan, review dan signing dapat dirancang untuk smartphone/tablet/laptop. Canvas yang kompleks paling nyaman di laptop; Step List dan Properties memberi alternatif di layar kecil. Ketersediaan pada browser tertentu mengikuti rilis yang diuji.

3. Siapa operator layanan dan siapa pengendali data dokumen?

Operatornya CV DNA Konsultan, menggunakan nama produk DekaSign. Untuk dokumen dan proses organisasi, organisasi umumnya menentukan tujuan pemrosesan dan DekaSign menjalankan instruksinya. Untuk administrasi akun, keamanan platform dan penagihan sendiri, DekaSign dapat menjadi pengendali. Peran provider berbeda menurut kegiatan. Lihat Privacy Policy dan DPA.

4. Apa perbedaan Owner, Admin, Approver dan Creator?

Owner mengelola organisasi, user dan pengaturan. Admin mendesain serta mengelola operasi dalam izin yang diberikan. Approver memutuskan tugas yang sah. Creator membuat dan memantau pengajuan sesuai grant. Satu orang dapat memegang beberapa role, tetapi setiap tindakan tetap memerlukan izin dan state yang benar. Menu yang terlihat bukan pemberian semua permission.

5. Apakah Owner dapat membuka dokumen Private?

Owner memiliki kewenangan luas di organisasinya, termasuk akses dokumen Private menurut policy DekaSign. Private membatasi akses member lain, bukan menjanjikan kerahasiaan terhadap Owner organisasi. Owner tidak boleh membaca raw OTP, mengambil private key, menyamar sebagai signer atau mengubah riwayat. Akses operator dukungan platform merupakan kewenangan terpisah yang dibatasi.

6. Apakah domain email otomatis memberikan hak akses?

Tidak. Domain membantu klasifikasi awal Internal/External. Keanggotaan tetap melalui invitation dan pemberian role/grant yang eksplisit. Penguasaan domain, verifikasi kontak, membership dan kewenangan kategori adalah hal yang berbeda. Alamat workspace berbasis UUID juga bukan password.

Form, workflow dan approval

7. Apa perbedaan Request Template dan Document Sign Template?

Request Template adalah form data pengajuan dan dasar workflow approval. Document Sign Template adalah layout PDF, field data, lokasi appearance bila diperlukan dan rencana signer. Nilai transaksi disimpan pada instance, tidak mengubah template reusable.

8. Apakah setiap request wajib mengunggah dokumen atau memakai e-sign?

Tidak. Komponen upload dan link Document Sign tersedia untuk ditambahkan sesuai use case. Form tanpa dokumen tetap bisa digunakan. Jika workflow secara eksplisit mengaktifkan signing, preparation yang sesuai wajib tersedia; sistem tidak mematikan signing secara diam-diam ketika dokumen belum siap.

9. Bagaimana cara mendesain workflow?

Pengguna berwenang memilih Request Template terlebih dahulu, lalu menyusun canvas dari atas ke bawah. Tombol + Add Next Step adalah cara utama. Drag mengubah posisi tampilan; connector eksplisit menentukan eksekusi. Rules/policy menyatu dalam Workflow Canvas, bukan modul terpisah.

10. Apakah workflow dapat dicoba sebelum Publish?

Ya, rancangan menyediakan Sandbox di dalam canvas. Pengguna mencoba data, cabang keputusan, revisi dan waktu virtual pada snapshot tertentu. Pengujian tidak mengirim notifikasi atau melakukan signing produksi. Hasil test versi lama tidak otomatis membuktikan draft yang telah berubah siap dipublikasikan.

11. Apa beda Approve, Reject dan Request Revision?

Approve melanjutkan jalur yang ditetapkan. Reject yang sah langsung mengakhiri pengajuan sebagai Rejected. Request Revision, jika diaktifkan, mengembalikan tugas perbaikan melalui Revision dan Loop. Komentar biasa tidak menutup task dan tidak otomatis meminta revisi.

12. Apakah setiap approver mendapat jatah revisi sendiri?

Default rancangan menggunakan batas kesempatan revisi bersama per request dari properties. Satu kesempatan terpakai ketika tugas Revision yang sah dibuat, bukan saat draft disimpan atau resubmit. Setelah kesempatan terakhir digunakan, hasil perbaikannya masih dapat diperiksa dan disetujui atau ditolak; batas habis bukan penolakan otomatis.

13. Apa yang terjadi ketika approver cuti?

Approver dapat mengatur My Delegation; Owner atau Admin dengan Delegation Authorization dapat menangani pengganti sesuai scope. Penerima delegasi harus memenuhi syarat. SLA asli dan history tidak di-reset. Mandat approval tidak otomatis memberikan kewajiban atau hak menandatangani dokumen atas nama orang lain.

14. Apakah workflow yang disetujui berarti sudah dibayar atau dilaksanakan?

Tidak. Approval, signing, notifikasi, export dan aktivitas sistem pelanggan memiliki status berbeda. DekaSign berhenti pada proses approval/signing yang dikontrak; pelaksanaan pembayaran atau pekerjaan bisnis dapat ditangani sistem lain melalui integrasi yang sah.

Document Sign

15. Apakah Document Sign bisa digunakan tanpa workflow approval?

Ya. Standalone dimulai melalui Send yang sah. Approval-linked menunggu Finish — Approved dan memakai snapshot yang disetujui. Request yang Rejected tidak memulai signing. Status approval tidak dibatalkan hanya karena email atau provider mengalami gangguan.

16. Apa beda Native E-Sign dan External Provider Signing?

Native merekam persetujuan terhadap versi dokumen dan melindungi bukti/hasil dengan segel platform DekaSign. External Provider Signing memakai layanan/profil provider yang dipilih. Native tidak otomatis memberi setiap signer sertifikat pribadi atau menjadikan DekaSign PSrE. Fitur native kriptografis harus lulus implementasi dan verifikasi sebelum digunakan sebagai layanan produksi.

17. Apa beda Visible Signature dan Digital Only?

Visible menggunakan appearance Type/Draw dan posisi pada halaman. Digital Only tidak menambah gambar signature atau kotak palsu. Keduanya tetap tindakan signing yang memerlukan review, consent dan bukti sesuai metode. Memilih Use Signature menyiapkan tampilan; Sign Document adalah tindakan terpisah.

18. Apakah sebuah gambar tanda tangan atau OTP sudah cukup membuktikan Signed?

Tidak. Gambar adalah appearance, OTP adalah pemeriksaan akses. Status Signed harus didukung checkpoint dan artifact yang diverifikasi sesuai metode. Response provider “accepted” atau redirect browser sukses bukan bukti final. Selama finalisasi belum selesai, proses tidak boleh menampilkan Signed palsu.

19. Apakah DekaSign menjamin semua tanda tangan sah untuk semua jenis dokumen?

Tidak ada jaminan universal. Kesesuaian metode bergantung pada jenis transaksi, hukum, identitas, kewenangan dan bukti. Dokumen yang memerlukan sertifikat atau bentuk tertentu tidak boleh diturunkan ke metode yang tidak memenuhinya. Pengguna perlu mendapatkan nasihat profesional untuk kebutuhan khusus; penyedia tetap bertanggung jawab atas kemampuan yang benar-benar dijanjikannya.

20. Mengapa ada Signing Process ID di output final?

Untuk menghubungkan hasil dengan proses asal. Pada profil provenance v2.3, UUID proses berada di payload terenkripsi dalam PDF dan dilindungi seal/signature, dengan manifest pengikat hash final dan checkpoint. UUID saja bukan bukti keaslian atau izin akses. Enkripsi bukan anonimisasi bila data masih dapat ditautkan ke orang melalui record yang sah.

21. Apakah data yang sudah disetujui dapat berubah dari API?

Tidak secara diam-diam. Data bisnis dibekukan saat tahap yang ditetapkan. Perubahan material memerlukan versi dan pemeriksaan ulang yang sah. Field personal signer berikutnya hanya yang telah diizinkan; signer pertama tidak diklaim telah melihat perubahan yang baru dibuat kemudian.

22. Apakah semua signer langsung mendapat undangan?

Tidak. Baseline signing berurutan mengaktifkan satu giliran setelah checkpoint sebelumnya terverifikasi. Hak membaca snapshot tertentu, bila diberikan terpisah, bukan hak mengisi atau sign lebih awal. Kegagalan pesan tidak menciptakan keputusan atau signature baru.

23. Siapa menyediakan akun provider?

Pada Connect Your Own Account/BYOC, organisasi mempunyai akun provider dengan API dan hak penggunaan yang sesuai, lalu menghubungkannya. Pada managed service, DekaSign menyediakan layanan hanya setelah kerja sama dan isolasi yang sah tersedia. Guest tidak membeli akun bisnis provider sendiri; provider mungkin tetap mensyaratkan pemeriksaan identitas atau enrollment pribadi.

24. Apa Additional Identity Verification?

Ini pemeriksaan identitas tambahan melalui layanan yang diizinkan. Hasilnya tidak otomatis berarti provider menandatangani PDF. Native + identity-only tetap berlabel signing Native dengan identitas yang diperiksa provider. Nama vendor dalam katalog tidak membuktikan adapter atau hak identity-only sudah tersedia.

External signer dan akses hasil

25. Apakah external signer perlu membuat akun DekaSign?

Tidak. Guest menerima akses terbatas untuk dokumen, penerima dan tujuan tertentu. Ia bukan member workspace dan tidak memperoleh menu organisasi. Undangan mencantumkan requester; kode baru dikirim saat penerima menekan Send Verification Code.

26. Mengapa nama, email dan nomor telepon saya diminta?

Pengirim menetapkan penerima dan kontak yang diperlukan pada preparation. Kelengkapan/format diperiksa terlebih dahulu. Penguasaan email atau nomor harus dibuktikan sesuai policy; nomor yang hanya diketik pengirim tidak otomatis verified. Provider identity tambahan dapat diwajibkan untuk kebutuhan tertentu dengan notice tersendiri.

27. Apakah WhatsApp OTP wajib untuk semua dokumen?

Tidak otomatis. Policy organisasi/template menentukan bukti yang wajib. Jika kedua kontak harus diverifikasi, email dan nomor harus sama-sama dibuktikan melalui metode yang diizinkan. Menggunakan dua channel tidak otomatis memenuhi setiap standar MFA atau membuktikan identitas hukum. Tidak ada fallback ke metode lebih ringan tanpa perubahan policy yang sah.

28. Apa yang dilakukan jika kode kedaluwarsa atau nomor salah?

Minta kode baru setelah cooldown; hanya challenge terbaru yang berlaku dan batas percobaan tetap dijaga. Guest tidak dapat memilih kontak baru. Kontak salah harus ditangani requester/pengelola melalui prosedur koreksi atau replacement yang sah, terutama setelah manifest dibekukan. Kendala verifikasi bukan penolakan dokumen oleh Anda.

29. Apa yang terjadi jika berganti perangkat?

Perangkat/browser baru memerlukan verifikasi ulang sesuai policy. Field personal yang telah disimpan sebagai draft tetap tersedia; ketikan yang belum disimpan tidak dijamin. Verifikasi ulang tidak otomatis menandatangani dokumen, sehingga review dan consent tetap diperlukan.

30. Apakah saya mendapat salinan setelah menandatangani?

Hasil yang diotorisasi dapat dibuka melalui protected read-only link dan download sesuai policy yang ditampilkan saat preparation. Konfirmasi satu signer belum berarti semua signer selesai. PDF final baru tersedia setelah seluruh kewajiban dan finalisasi terpenuhi. Opsi email final berbeda dari hak akses/download.

31. Apakah PDF harus diberi password atau locked?

Tidak sebagai default. Immutability, signature/seal, protected link dan password file adalah kontrol berbeda. Password offline hanya dipakai melalui pipeline yang kompatibel. Jangan mengubah signed PDF untuk menambahkan password, watermark atau halaman baru. Pembatasan print/copy bukan pencegah screenshot atau penyalinan absolut.

32. Apakah link dicabut akan menghapus file yang sudah saya unduh?

Tidak. Pencabutan menghentikan akses berikutnya melalui DekaSign sesuai policy, bukan menarik kembali salinan offline. Penerima wajib memperlakukan salinan sesuai kerahasiaan, hak data dan perjanjian yang berlaku. File yang dikonversi/di-scan bukan otomatis original verified final.

Notifikasi, integrasi dan keamanan

33. Apa yang dimaksud notifikasi email, in-app dan WhatsApp?

In-app adalah lonceng/inbox di aplikasi web. Email DekaSign menggunakan template platform yang diizinkan; internal email API mengirim parameter ke sistem pelanggan. WhatsApp memakai provider dan template yang dikelola/disetujui provider. Delivered atau Read bukan Approve/Sign, dan biaya transport dapat terpisah.

34. Apakah semua template pesan dapat diedit di DekaSign?

Message Templates adalah editor untuk Email DekaSign. Template internal email ditangani sistem email pelanggan dari message key/parameter. Template WhatsApp diambil dari katalog provider sesuai kemampuan adapter. Template OTP/security tidak menjadi template bebas yang dapat diubah pengguna atau AI.

35. Apakah Google Drive, Dropbox, dan OneDrive otomatis tersinkronisasi?

Scope awal adalah impor file terpilih dan ekspor salinan final ke tujuan berizin, melalui konektor yang benar-benar dirilis. Ini bukan sinkronisasi dua arah atau izin menjelajahi seluruh akun. Disconnect tidak otomatis menghapus salinan yang sudah ditransfer. Folder ekspor dapat mempunyai audience berbeda dari izin dokumen DekaSign.

36. Apakah API key dapat melakukan approval atau sign sebagai user?

Tidak. API key Integration App mengikuti scope mesin, bukan identitas manusia atau consent signer. Ia dapat menjalankan operasi yang diizinkan seperti submission/status, tetapi tidak mewarisi semua hak Owner. Hasil webhook dan callback diperiksa agar retry tidak menggandakan proses atau biaya.

37. Apakah SSO langsung aktif setelah subscription?

Tidak. SSO tetap Disabled secara default. Koneksi dan pengujian disiapkan dahulu, kemudian diaktifkan secara eksplisit oleh pihak berwenang. Pengaturan OTP member berada di Organization Settings, sedangkan enrollment pribadi di My Account. OTP guest dokumen mempunyai scope berbeda.

38. Apakah DekaSign sudah ISO/SOC 2/PSrE atau memakai end-to-end encryption?

Tidak ada klaim tersebut yang boleh dibuat tanpa bukti dan scope aktual. Enkripsi transport/storage/provenance serta kontrol role tidak otomatis berarti E2EE atau sertifikasi. Status yang benar-benar tersedia dicantumkan pada Security, bukan disimpulkan dari gambar mockup atau target engineering.

39. Apakah AI menggunakan dokumen saya untuk melatih model?

Pemrosesan AI harus terbatas pada instruksi dan disclosure yang sah. Draft DPA tidak memberikan izin untuk menjual data pelanggan, membuat profil iklan sendiri, atau melatih model umum dari Data Organisasi. Penyedia, lokasi, retensi dan ketentuan data yang sebenarnya wajib dinyatakan sebelum AI diaktifkan. Keluaran AI tetap perlu ditinjau, bukan keputusan hukum atau approval otomatis.

Paket, billing dan privasi

40. Apakah subscription ditagih per user atau proses?

Model rancangan adalah subscription per organisasi dengan batas anggota serta kuota proses bersama. Team hingga 20 anggota aktif, Business hingga 100, sementara batas Scale harus tercantum pada penawaran. Harga dan kuota yang mengikat hanya yang sudah disetujui pada checkout/order; nominal draft PRD tidak otomatis menjadi penawaran aktif.

41. Apakah guest dan orang dengan beberapa role dihitung berulang?

Tidak. Satu membership manusia aktif dihitung sekali di organisasi terkait, termasuk Owner. Multi-role tetap satu. Guest tanpa membership, Integration App, dan invitation yang belum diterima bukan anggota aktif. Member dengan tag External tetap memakai kapasitas bila mempunyai membership aktif. Reaktivasi memerlukan cek kapasitas.

42. Apa itu satu proses platform?

Satu approval request baru yang valid diterima atau satu pengiriman Document Sign standalone baru yang valid diterima. Approval yang dilanjutkan linked signing tetap satu proses. Banyak approver, revisi/resubmit, reminder, delegasi dan retry tidak menambah proses platform yang sama. Layanan provider yang benar-benar dipakai tetap dapat berbiaya sendiri.

43. Apakah request Rejected dikembalikan kuotanya?

Request yang valid telah dipakai tetap satu proses walaupun hasilnya Rejected. Pengajuan yang gagal validasi sebelum diterima tidak memakai proses. Kesalahan metering atau kegagalan sistem ditangani lewat koreksi ledger yang dapat ditelusuri, bukan menghapus riwayat atau menagih retry dua kali.

44. Apakah provider signing, identity dan WhatsApp sudah termasuk?

Capability platform dan biaya layanan eksternal berbeda. Native dasar termasuk kapasitas paket sesuai rilis. BYOC umumnya dibayar pelanggan kepada vendor, tanpa double charge provider oleh DekaSign. Managed service hanya ditagih berdasarkan tarif/unit yang diungkap dan disetujui. Angka AI/email/storage tambahan serta diskon tidak disebut unlimited atau final sebelum penawaran ditetapkan.

45. Bagaimana jika kuota habis, ingin upgrade atau membatalkan?

Overage/auto-top-up tidak aktif tanpa persetujuan. Penerimaan proses baru dapat ditahan saat kapasitas habis. Upgrade/downgrade menggunakan quote dan impact review; pembatalan mengikuti periode yang ditampilkan. Penyelesaian proses berjalan, grace, export dan refund mengikuti kontrak yang harus diumumkan sebelum pembelian. Masalah tagihan tidak mengubah Approved menjadi Rejected atau membuka kebijakan keamanan.

46. Berapa lama data disimpan dan bagaimana menghapusnya?

Jadwal retensi yang disepakati membedakan dokumen, evidence, audit, billing, session, messages dan backups. Immutability menjaga sejarah dari perubahan, bukan penyimpanan selamanya atau penghapusan semua hak privasi. Permintaan dapat diajukan melalui halo@dekasign.com tanpa harus mendaftar akun baru. Lihat Privacy Policy dan DPA.

47. Apakah saya harus menerima cookie marketing untuk sign?

Tidak. Fungsi inti memakai teknologi wajib yang diperlukan dan dijelaskan, sementara teknologi opsional mengikuti pilihan Anda. Menolak marketing bukan menolak dokumen. Pilihan cookie dapat dibuka dari footer; OTP atau consent signing berbeda dari persetujuan analytics.

48. Bagaimana memperoleh DPA atau melaporkan masalah?

Naskah DPA tersedia di halaman DPA; pemberlakuannya memerlukan inkorporasi/persetujuan yang sah oleh organisasi dan lampiran pemrosesan. Untuk bantuan layanan gunakan halo@dekasign.com, pertanyaan data gunakan halo@dekasign.com, dan temuan keamanan gunakan [PENDING CONFIGURATION: SECURITY_CONTACT]. Jangan mengirim OTP, private key atau PDF sensitif sebagai pesan awal. Mendownload DPA tidak otomatis menandatanganinya.